Bewaar je gedigitaliseerde dia’s in een herkenbare hoofdmap en maak een extra kopie op een afzonderlijke opslagplek. Controleer na ontvangst en later opnieuw of bestanden openen. Een bestand dat ergens staat, is pas bruikbaar wanneer je het kunt terugvinden en lezen.
Controleer eerst wat je hebt ontvangen
Na het digitaliseren van dia’s wil je kunnen terugvinden welke bestanden bij welke serie horen. Zet de ontvangst daarom in een herkenbare hoofdmap. Bewaar daarbij het opdrachtsoverzicht en de betekenis van eventuele doosnummers.
Vergelijk de ontvangen indeling met de afgesproken series. Open daarnaast beelden uit verschillende delen van de verzameling. Het terugvinden van een map en het kunnen lezen van de afbeeldingen zijn twee aparte controles. Een geslaagde steekproef bewijst niet dat ieder bestand volledig is bekeken, maar maakt een eerste controle wel overzichtelijk.
Meld een onduidelijkheid met de bestandsnaam en de betreffende serie. Dat helpt om gericht te overleggen. Hernoem of verplaats niet direct alles als je nog een vraag over de oorspronkelijke levering wilt stellen. Bewaar eerst die ontvangen indeling.
Maak een afzonderlijke kopie
Een tweede map op dezelfde schijf is niet hetzelfde als een kopie op een afzonderlijke drager. Valt die schijf uit, dan kunnen beide mappen tegelijk onbereikbaar worden. Kies daarom een extra opslagplek die niet volledig van dezelfde fysieke drager afhankelijk is.
Dat kan een andere schijf of een passende eigen online opslagplek zijn. Bepaal ook hoe je er later bij kunt en waar je noteert welke collectie er staat. Een kopie waarvan niemand de locatie kent, helpt weinig wanneer je hem nodig hebt.
Open na het kopiëren enkele bestanden vanaf die tweede plek. Controleer daarmee dat je niet alleen een lege mapstructuur of een verwijzing hebt overgenomen. Houd de volledige ontvangen bestanden apart wanneer je daarnaast kleinere deelversies of bewerkingen maakt.
Plan een terugkerende controle
Bekijk minstens jaarlijks of je de collectie nog kunt vinden en openen. Controleer zowel de hoofdmap als de extra kopie en noteer wanneer je dat hebt gedaan. Zo wordt bewaren een kleine terugkerende handeling in plaats van een eenmalige verplaatsing die je daarna vergeet.
Verandert je computer of opslagwijze, neem de collectie bewust mee. Kijk of de nieuwe plek compleet en leesbaar is voordat je de oude werkwijze afsluit. Bewaar een korte uitleg van de mapnamen, zodat een ander de indeling ook kan begrijpen.
De stap van dia naar foto is daarmee niet het einde van het archiefwerk. Met herkenbare mappen, een afzonderlijke kopie en af en toe een leescontrole maak je het gemakkelijker om de beelden later opnieuw te gebruiken. Geen drager geeft op zichzelf een onbeperkte bewaargarantie.